A nova Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), prevista na Reforma Tributária, entrará em vigor de forma obrigatória a partir de janeiro de 2026. Embora esse prazo possa parecer distante, ele exige atenção imediata de empresas que desejam garantir continuidade operacional, segurança fiscal e conformidade com o novo modelo de arrecadação do país.

Neste artigo, vamos detalhar o que muda, quais os riscos da não adaptação e como as empresas podem — e devem — se antecipar.

A nova NF-e: por que está acontecendo? 

A nova Nota Fiscal Eletrônica é parte integrante da Reforma Tributária trazida pela Emenda Constitucional 132/2023 e pela Lei Complementar 214/2025. Com a criação do IVA Dual, composto pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), além do Imposto Seletivo (IS), o Brasil inicia uma fase de padronização nacional das obrigações fiscais.

Esse novo modelo exige um documento fiscal único, mais detalhado e com regras técnicas rigorosas, capaz de refletir a estrutura do novo sistema tributário. Em resumo: a NF-e está sendo redesenhada para acompanhar a evolução do modelo de arrecadação, simplificar processos e ampliar a eficiência do controle fiscal.

O que muda, na prática, com a nova nota fiscal?

A nova NF-e e NFC-e trazem um layout nacional e unificado, substituindo modelos distintos hoje utilizados por estados e municípios. Isso reduz divergências, elimina redundâncias e prepara o terreno para uma escrituração fiscal integrada.

As principais mudanças incluem:

• Criação de campos obrigatórios para IBS, CBS e IS por item da nota;

• Detalhamento por operação, com regimes específicos como monofásico, crédito presumido, devoluções, isenções e incentivos fiscais;

• Validações automáticas, com parâmetros mínimos de preenchimento e alertas de inconsistência;

• Divisão clara entre competência e caixa, refletindo o modelo de split payment (pagamento fracionado do tributo);

• Substituição de modelos estaduais por um layout nacional, padronizando a comunicação entre contribuintes e o Fisco.

Essas alterações têm impacto direto nos sistemas de ERP, nas rotinas contábeis e no compliance tributário da sua empresa.

Cronograma oficial e prazos

Segundo o Comitê Gestor da Reforma Tributária e a Receita Federal:

• Julho de 2025: início do ambiente de homologação para testes;

• Outubro de 2025: permissão de uso em ambiente de produção (de forma opcional);

• Janeiro de 2026: obrigatoriedade da nova nota fiscal para todas as empresas do país.

Durante o período de convivência entre os dois modelos (até dezembro de 2025), as empresas poderão testar a integração com seus sistemas, corrigir falhas e capacitar suas equipes.

Riscos da não adaptação: por que agir agora

A rejeição de notas fiscais no novo sistema pode acontecer por diversos motivos, como:

• IBS estadual abaixo do percentual mínimo;
• IBS municipal zerado (o que será inválido);
• Falta de preenchimento de campos obrigatórios;
• Incompatibilidade com o regime tributário informado;
• Erros na aplicação de benefícios fiscais.

Essas falhas não serão mais corrigíveis “no braço” como acontece hoje: o sistema nacional rejeitará automaticamente o documento fiscal, impossibilitando a emissão da nota, impactando diretamente:

• O faturamento da empresa;
• A logística de entrega e transporte;
• O fluxo de caixa e contas a receber;
• A relação com o cliente final;
• E até a credibilidade tributária da organização frente aos órgãos reguladores.

Em um cenário de rejeição em massa, o risco não é apenas técnico. Ele é estratégico e financeiro.

Quais áreas serão impactadas na sua empresa

A transição para a nova nota fiscal exigirá mudanças em diferentes frentes:

• TI e sistemas: atualizações no ERP, integração com o layout nacional, adaptação ao split payment e testes no ambiente de homologação.

• Fiscal e contábil: capacitação para preenchimento dos novos campos, interpretação dos regimes tributários, apuração correta dos tributos.

• Financeiro: alinhamento dos processos de faturamento com a nova realidade fiscal.

• Compliance e jurídico: atenção redobrada a penalidades, prazos e novas obrigações acessórias.

• Relacionamento com fornecedores e clientes: ajustes contratuais e de precificação com base nos novos tributos.

Como sua empresa pode — e deve — se preparar agora

A preparação vai muito além da área fiscal. Envolve pessoas, processos, tecnologia e estratégia. Os próximos meses são decisivos para:

1. Atualizar os sistemas de ERP com os novos layouts técnicos e fazer os testes necessários;

2. Rever processos internos, garantindo que as equipes estejam prontas para lidar com o novo modelo;

3. Capacitar os profissionais envolvidos com emissão fiscal, compliance, contabilidade e TI;

4. Realizar simulações e auditorias internas, para entender o impacto real da transição;

5. Iniciar o uso do ambiente de homologação, aproveitando o período de testes como vantagem competitiva;

6. Rever contratos e políticas comerciais, adequando-se ao novo regime de apuração e precificação com IBS e CBS.

A transição exige planejamento cuidadoso, mas também pode ser um ponto de virada positiva para muitas organizações. A padronização e digitalização trazem ganhos de eficiência no médio e longo prazo.

Como a Foxx Consultoria pode ajudar sua empresa a atravessar essa transição com segurança

A Foxx Consultoria alia experiência em tributos com tecnologia proprietária para análise fiscal. Com uma equipe multidisciplinar e centenas de clientes atendidos, oferecemos soluções completas para:

• Simulação de impactos tributários com a reforma tributária e ambiente das alterações através da nova nota fiscal;
• Revisão de processos e suporte técnico para atualização de sistemas;
• Treinamentos e capacitação de equipes em múltiplas áreas;
• Monitoramento das novas exigências técnicas e legais;
• Planejamento tributário e fiscal sob a ótica do novo modelo nacional.

Se sua empresa quer evitar riscos e aproveitar as oportunidades da transformação tributária, a hora de agir é agora.

Quer entender como tudo isso afeta o seu negócio na prática?